De kosten van Falend contract management beteugelen

Afdelingsmanagers sluiten zelf hun contracten af

Waar afdelingsmanagers of budgethouders het voor mekaar kunnen krijgen sluiten ze maar al te graag zèlf contracten af met leveranciers, zo mogelijk zonder betrokkenheid van inkopers. In eigenlijk alle organisaties waar ik de afgelopen 20 jaar inkoop management heb verzorgd zag ik dit gebeuren, en overal waren de gevolgen het zelfde: allerlei facturen kwamen onverwacht binnen en konden niet betaald worden, de dienstverlening van de leverancier was vaak beneden de maat en meestal was het een hele toer om (alsnog) te krijgen waar voor betaald moest worden. Om over de automatische verlengingen nog maar te zwijgen.

Niet krijgen wat er nodig is

Een van de meest schrijnende voorbeelden die ik van dicht bij mee maakte was dat een bedrijf helemaal afhankelijk was van een ICT leverancier. De directie had hier met een grote nationale speler een contract voor afgesloten, ondersteund door een “inhoudelijk expert” zoals een vriend van een van de MT-leden ineens heette. De ICT leverancier had bij de onderhandelingen naast inhoudelijk experts ook commerciële en juridische experts ingezet. Bij de uitvoering bleek dat mijn opdrachtgever niet kreeg wat ze nodig had; pas toen kwamen ze (alsnog) bij de afdeling inkoop. De gevolgen van de toestanden waren toen echter al wel zo groot dat ze er aan failliet dreigden te gaan.

Met instellen van deugdelijke SLA behielden werknemers hun eten

Gelukkig is het gelukt dit debacle te doorbreken en heb ik met een team-onderhandeling honderden ontslagen kunnen voorkomen. Maar ik had het veel liever helpen voorkomen. En dat kan, simpel door de basisregels van goed contractmanagement toe te passen. Heldere definities over hoe de te leveren goederen en diensten gedefinieerd en daarmee ook kwalitatief gemeten kunnen worden. Met bij voorbeeld geen responstijden in je Service Level Agreement, maar heel simpel garanties over hoe snel er een oplossing operationeel zal zijn wanneer er ergens iets mis ging. En wat de afspraken zijn rond de communicatie hierover, en de kosten die hier bij horen. Simpel, in een taal die iedereen snapt. Directie en de mensen die er mee gaan werken. Zo kan iedereen dankzij een duidelijke SLA zijn / haar eten behouden.

Meer tevredenheid voor veel minder geld

In de tijd dat er onder een matig contract geleverd werd bedroegen de ICT kosten miljoenen. Later werden ze met meer tevredenheid van alle betrokkenen voor een paar ton uitgevoerd. Meer tevreden voor minder geld, een droom voor menige organisatie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *